Privacy reglement Zadkine Contract Activiteiten bv / Delta Job
Inleiding
Van alle personen die in het kader van bemiddeling naar betaalde arbeid door ZCA/ Delta Job Re-integratie (hierna DJR genoemd) worden begeleid, worden gegevens in een geautomatiseerd systeem en in een dossier opgenomen.
Per 1 september 2001 is er een nieuwe privacywet in werking getreden: de Wet Bescherming Persoonsgegevens (WBP). Deze wet vervangt de Wet Persoonsregistraties (WPR).
De Wet Bescherming Persoonsgegevens is ingesteld om de privacy van de burger m.n. voor wat betreft de al dan niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens te beschermen.
Een belangrijk doel van de WBP is burgers beter in staat te stellen te weten welke gegevens over hen voor welk doel worden verwerkt en hen de mogelijkheid te geven daartegen bezwaar aan te tekenen.
Deze bescherming van privacy houdt in:
beschermen van de persoonlijke levenssfeer van een ieder wiens persoonsgegevens worden verwerkt, tegen misbruik;
voorkomen dat de verzamelde en geregistreerde persoonsgegevens voor een ander doel worden gebruikt dan waarvoor ze zijn opgenomen;
regelen van het inzage- en correctierecht.
Van opname van gegevens die voortkomen uit het doel van en aangaande de begeleiding, wordt de werkzoekende in kennis gesteld, tenzij de werkzoekende hiervan reeds op de hoogte is.
De persoonsregistratie van DJR is, conform de eisen van de Wet Bescherming Persoonsgegevens, als zodanig aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens.
artikel 1.1 dossiers
Een opdrachtgever meldt een werkzoekende aan voor een re-integratietraject bij DJR. De werkzoekende, verstrekt gegevens middels een intakegesprek. De gegevens worden bewaard in een dossier. De dossiers worden alfabetisch geordend in een dossierkast op ons kantoor. In de loop van de tijd dat de werkzoekende door DJR bemiddeld wordt, wordt dit dossier aangevuld met o.a. gespreksverslagen en correspondentie betreffende de werkzoekende.
artikel 1.2 geheimhouding
Alle verkregen informatie over individuele cliënten, ten behoeve van de uitvoering van een met de opdrachtgever gesloten contract, worden als geheim behandeld.
Deze persoonsgegevens zullen alleen aan derden worden verstrekt conform hetgeen neergelegd in de artikelen van dit reglement.
artikel 2. privacyreglement
In het kader van de Wet Persoonsregistratie valt onder de verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens.
Persoonsgegevens worden in de wet omschreven als: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
artikel 2.1. hoofdlijnen van het beheer van de gegevensverwerking
DJR is verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens. De directeur van ZCA/DJR treedt op namens DJR en is eindverantwoordelijke voor het geautomatiseerde registratiesysteem. Indien een werkzoekende van mening is dat niet in overeenstemming met dit reglement is gehandeld kan bezwaar worden gemaakt bij de directeur.
De beheerder van het geautomatiseerde systeem dient de volgende punten te regelen:
Vaststellen van:
a. de eisen waaraan de programma's en procedures van het registratiesysteem moeten voldoen en het voor productie vrijgeven van deze programma's en procedures;
a1. de wijze van opslag van de in het registratiesysteem opgenomen gegevens;
a2. welke gegevens, overzichten en analyses, worden opgesteld als managementinformatie;
a3. de definities en coderingen van de in het voorgaande punt genoemde gegevens.
b. Controle op het juiste gebruik van de gegevens:
Werknemers van ZCA / DJR zijn verplicht tot geheimhouding van gegevens en deze niet anders te gebruiken dan voor de uitoefening van hun functie.
c. Controle op het naleven van beveiligingsregels.
d. Overige handelingen leidende tot het goed functioneren van het registratiesysteem.
artikel 2.2 doel van het verzamelen en registreren van de persoonsgegevens
Het verzamelen van de persoonsgegevens heeft tot doel: het verwerken van persoonsgegevens ten behoeve van de bemiddeling bij het zoeken, verkrijgen en het behouden van een betaalde baan en (assisteren bij) het verkrijgen van eventuele subsidies.
artikel 2.3. personen over wie gegevens worden verzameld en geregistreerd
In het dossier en het geautomatiseerde registratiesystemen zijn opgenomen gegevens over personen die door een consulent van DJR begeleid wordt bij het zoeken, verkrijgen en behouden van een betaalde baan.
artikel 2.4. soorten gegevens die in het dossier en het registratiesysteem zijn opgenomen en de wijze waarop ze zijn verkregen (zie artikel 3)
De gegevens zijn afkomstig van werkzoekende zelf of van de opdrachtgever en worden met instemming van werkzoekende namens hem verstrekt.
artikel 2.5. bewaartermijn van opgenomen gegevens
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard in een vorm die het mogelijk maakt de werkzoekende te identificeren, dan noodzakelijk is voor de verwerkelijking van het doel waarvoor zij zijn verzameld of vervolgens worden verwerkt. Dit betekent dat zowel de elektronische gegevens als het papieren dossier, na uiterlijk vijf jaar na beëindiging van de dienstverlening worden verwijderd/vernietigd.
artikel 2.6. categorieën van personen of instanties waaraan gegevens worden verstrekt
2.6.1. Persoonsgegevens worden slechts verstrekt voor zover:
werkzoekende of diens wettelijk vertegenwoordiger zijn toestemming heeft verleend;
noodzakelijk in het kader van de begeleiding van werkzoekende;
noodzakelijk om een wettelijke verplichting na te komen;
noodzakelijk ter bestrijding van gevaar voor de gezondheid van de werkzoekenden;
de verstrekking geschiedt op gerechtelijk bevel;
de verstrekking wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;
de verstrekking verenigbaar is met het doel waarvoor ze zijn verkregen.
2.6.2. Aan bepaalde instanties en de aldaar bevoegde personen kunnen, met instemming van cliënt, recente en relevante gegevens door DJR (eventueel namens de werkgever) beschikbaar worden gesteld ter verkrijging van subsidiegelden.
2.6.3. Indien noodzakelijk voor de re-integratie of begeleiding van de werkzoekende in verband met ziekte of arbeidsongeschiktheid zullen de door de opdrachtgever aangeleverde gegevens betreffende de gezondheid van de werkzoekende worden verwerkt.
2.6.4. Verwerking van gegevens voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden, dan
wel op grond van een dringende en gewichtige reden, kan plaatsvinden voor zover de persoonlijke levenssfeer van de werkzoekenden daardoor niet onevenredig wordt geschaad. De beslissing tot verstrekking van persoonsgegevens als bedoeld in dit lid wordt genomen door de directeur, tenzij de verstrekking voortvloeit uit wettelijk voorschrift.
artikel 2.7. toegang tot de dossiers en het registratiesysteem
Behalve medewerkers van DJR is het niemand toegestaan zelf dossiers uit de kast te halen. Aan derden, anders dan genoemd in 2.6.1 en 2.6.2, wordt geen informatie verstrekt over werkzoekenden. De dossiers bevinden zich in afsluitbare kasten en worden nooit onbeheerd achtergelaten. Het geautomatiseerde persoonsgegevens registratiesysteem is alleen toegankelijk, middels door de beheerder vast te stellen autorisaties. Daarnaast hebben de leveranciers van soft- en hardware ten behoeve van onderhoud toegang tot de gegevens. Zij zijn contractueel verplicht tot geheimhouding.
artikel 2.8. koppeling van systemen
Er vindt geen koppeling plaats met andere persoonsregistraties.
artikel 2.9. Inzage en correctie
De betrokkene heeft recht om:
de verantwoordelijke te verzoeken hem mee te delen of zijn persoonsgegevens worden verwerkt;
bij de mededeling een overzicht te ontvangen van de verwerkte persoonsgegevens alsmede een omschrijving van het doel, de categorieën van verwerkte gegevens, de naam van de ontvanger en de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens; de verantwoordelijke te verzoeken de persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen.
De verantwoordelijke bericht de verzoeker binnen vier weken na ontvangst van het verzoek. Een weigering is met redenen omkleed.
artikel 2.10. Bezwaar afwijzing verzoek tot correctie
Indien de verantwoordelijke niet aan een verzoek tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming wenst te voldoen dan zal hij binnen de genoemde termijn de betrokkene hierover met redenen omkleed informeren. Als een betrokkene tegen het genomen besluit bezwaar wil maken, kan hij zich binnen zes weken na ontvangst van het antwoord van de verantwoordelijke wenden tot de Rechtbank met het verzoek de verantwoordelijke te bevelen alsnog aan het verzoek tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming te voldoen.
Versie augustus 2010